FUNGSI ACTUATING DI RUMAH SAKIT DAN PUSKESMAS

2.1    Pengertian Actuating

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah Pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tesebut, makamanajer mengambil tindakan-tindakannya kearah itu. Seperti : Leadership ( pimpinan ), perintah, komunikasi dan conseling( nasehat). Actuating disebut juga“ gerakan aksi “ mencakup kegiatan yang dilakukan seorang manager untuk mengawali dan melanjutkan kegiatan yang ditetapkan oleh unsur-unsur perencanaan dan pengorganisasian agar tujuan-tujuan dapat tercapai.
          Dengan kata lain actuating adalah suatu usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan berpedoman pada perencanaan (planing) dan usaha perorganisasian.

 Actuating menurut para ahli

v  Terry

Actuating berarti merangsang anggota kelompok melaksanakan tugas dengan antusias dan kemampuan yang baik. Tugas menggerakan dilakukan oleh seorang pemimpin.

v  Keith Davis

Merupakan kemampuan membujuk orang-orang melakukan tugas –tugas yang telah ditetapkan dengan penuh semangat.

Pemimpin yang efektif cenderung mempunyai hubungan dengan bawahan yang sifatnya mendukung (suportif) dan meningkatkan rasa percaya diri menggunakan kelompok membuat keputusan. Keefektifan kepemimpinan menunjukkan pencapaian tugas pada rata-rata kemajuan, keputusan kerja, moral kerja, dan kontribusi wujud kerja. Prinsip utama dalam penggerakan adalah bahwa perilaku dapat diatur, dibentuk, atau diubah dengan sistem imbalan yang positif yang dikendalikan dengan cermat.

Setelah perencanaan dan pengorganisasian selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya yang perlu ditempuh dalam manajemen adalah mewujudkan rencana tersebut dengan mempergunakan organisasi yang terbentuk. Langkah tersebut adalah actuating yang secara harfiah diartikan sebagai memberi bimbingan namun istilah tersebut lebih condong diartikan penggerak atau pelaksanaan.

2.2  Tujuan pergerakan (actuating)

Tujuan fungsi aktuating ( penggerakan ) adalah :

1. Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
2. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf
3. Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan
4. Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang dapat meningkatkan motivasi dan prestasi kerja staf
5. Membuat organisasi berkembang lebih dinamis

2.3  Fungsi penggerakan

Secara praktis fungsi actuating ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerjasama diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. Fungsi actuating tidak terlepas dari fungsi manajemen melalui bagan dibawah ini :

Ø  Penentuan masalah

Ø  Penetapan tujuan

Ø  Penetapan tugas dan sumber daya penunjang

Ø  Menggerakkan dan mengarahkan

Ø  Memiliki keberhasilan SDM 

Fungsi aktuasi haruslah dimulai dari diri manager dengan menunjukkan kepada staf bahwa dia memiliki tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap lingkungannya. Ia harus memiliki kemampuan kerjasama, harus bersikap obyektif.

fungsi penggerakan yaitu:

1.      Koordinasi kegiatan

Untuk setiap kegiatan yang akan diterapkan sesuai rencana, manajemen harus memastikan bahwa semua kegiatan sebelumnya telah dilaksanakan tepat pada waktunya. Untuk mengkoordinasi pekerjaan tim kesehatan, pekerja kesehatan yang bertugas harus :

1. Mengkoordinasikan fungsi para aggota tim kesehatan
2. Mengkoordinasikan kegiatan
3. Menyampaikan keputusan
4. Penempatan orang dalam jumlah, waktu dan tempat yang tepat meliputi mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi
5. Mobilisassi dan alokasi sumber daya fisik dan dana yang diperlukn meliputi :
1. Pemantauan dan pengawasan
2. Logistik ( perolehan, penyaluran, penyimpanan, pengiriman, penyebaran dan pengembalian barang )
3. Akuntasi
4. Organisasi
6. Keputusan yang berkenaan dengan informasi yang diperlukan Berkaitan dengan pembuatan keputusan secara umum dan khusus dengan koordinasi kegiatan, manajemen tenaga kerja dan sumber daya selama penerapan.

Fungsi dari Pelaksanaan (actuating) adalah sebagai berikut:

1. Mengimplementasikan proses kepemimpinan,pembimbingan, dan pemberian  motivasi kepada tenagakerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalampencapaian tujuan

2. Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan

3. Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

4. Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran danp roduktifitas yang tinggi.      

2.4 Faktor-faktor yang diperlukan dalam penggerakan

 Faktor-faktor yang diperlukan dalam penggerakan diantaranya :

(1). Kepemimpinan (Leadership)

Kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar berusaha dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama. Seorang manajer yang tidak memiliki kepemimpinan tidak akan mampu untuk mempengaruhi bawahannya untuk bekerja, sehingga manajer yang demikian akan gagal dalam usahanya. Sifat-sifat kepemimpinan menurut Harold koontz, diantaranya sebagai berikut :

(a). Memiliki  kecerdasan orang-orang yang dipimpin

(b). Mempunyai perhatian terhadap kepentingan yang menyeluruh

(c). Memiliki kelancaran dalam berbicara

(d). Matang dalam berpikir dan emosi

(e). Memiliki dorongan yang kuat dari dalam untuk memimpin

(f). Memahami/menghayati kepentingan kerja sama.

(2). Sikap dan Moril (Attitude and Morale)

Sikap ialah suatu cara memandang hidup, suatu cara berpikir, berperasaan dan bertindak. Oleh karena itu sikap manajer akan berbeda-beda sesuai dengan pola hidupnya. Beberpa sikap manajer diantaranya yaitu :

(a). Sikap feudal (feudal attitude)

Manajer yang mempunyai sikap cara berpikir, berperasaan dan bertindak sesuai dengan pola-pola kehidupan feodalisme, yaitu suka terikat oleh aturan-aturan tertentu yang telah teradat dan selalu ingin penghormatan yang serba lebih. Dengan demikian dalam masyarakat feudal dimana sikap anggota masyarakat sesuai dengan pola hidup feodalisme akan sukar lahir kepemimpinan demokratis dariad para manajer, mengingat manajer tersebut hidup dari masyarakat feudal.

(b). Sikap Kediktatoran (Dictatorial attitude).

Manajer yang bersikap kediktatoran akan berpikir berperasaan dan bertindak sebagai dictator yang mempunyai kekuasaan mutlak, sehingga bawahan, pekerja akan menjadi sasaran daripada kekuasaannya.

(3). Tata hubungan (Communication)

Komunikasi membantu perencanaan managerial dilaksanakan dengan efektif, pengorganisasian managerial dilakukan dengan effektif, penggerakan managerial diikuti dengan efektif dan pengawasan diterapkan dengan efektif. Dalam melakukan komunikasi dalam manajemen ada beberapa macam diantaranya :

(a). Komunikasi intern

yaitu komunikasi yang dilakukan dalam organisasi itu sendiri baik antara atasan dengan atasan atau bawahan dengan bawahan atau antara atasan dengan bawahan atau sebaliknya.

(b). Komunikasi Ekstern

yaitu komunikasi yang dilakukan keluar organisasi.

(c). Komunikasi Horizontal

yaitu komunikasi yang dilakukan baik intern maupun ekstern antar jabatan yang sama.

(d). Komunikasi Vertikal

yaitu komunikasi yang dilakukan dalam intern organisasi antara atasan dan bawahan atau sebaliknya dalam suasana formil.

(4). Perangsang (Incentive) ;

insentif ialah sesuatu yang menyebabkan atau menimbulkan seseorang bertindak.

(5). Supervisi (Supervision)

Supervisi dalam bahasa Indonesia disebut juga dengan pengawasan, sehingga suka timbul kekacauan pengertian dengan kata pengawasan sebagai terjemah dari kata control. Menurut Terry Supervsi ialah kegiatan pengurusan dalam tingkatan organisasi dimana anggota manajemen dan bukan anggota manajemen saling berhubungan secara langsung. Dengan demkian tugas supervisor cukup berat karena ia harus dapat menemukan kesalahan-kesalahan dan memperbaikinya, serta memberi petunjuk untuk menyelesaikan sesuatu pekerjaan dan memberi nasehat-nasehat kepada pegawai yang mengalami kesulitan.

(6). Disiplin (Discipline)

Disiplin ialah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan watak untuk melahirkan ketaatan dan tingkah laku yang teratur. Jenis disiplin ada dua :

(1) Self Imposed discipline (disiplin yang timbul dengan sendirinya).

(2) Command Discipline (Disiplin berdasarkan perintah).

2.5 Prinsip-Prinsip Penggerakan    
       Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:  
1. Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya  
2. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia     
3. Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi      
4. Menghargai hasil yang baik dan sempurna
5. Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih 
6. Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup     
7. Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya    

          Sedangkan menurut Haris (2011) penggerakan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu: 
a. Prinsip mengarah pada tujuan        
           Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan anggota terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain, seperti perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan anggota.        
b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan         
             Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

            Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.      
c. Prinsip kesatuan komando 
            Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.
2.6 Tahap-Tahap Penggerakan

          Tindakan penggerakan dibagi dalam tiga tahap, yaitu:
Memberikan semangat, motivasi, inspirasi atau dorongan sehingga timbul kesadaran dan kemauan para petugas untuk bekerja dengan baik. Tindakan ini juga disebut motivating.   

          Pemberian bimbingan melalui contoh-contoh tindakan atau teladan. Tindakan ini juga disebut koding yang meliputi beberapa tindakan, seperti: pengambilan keputusan, mengadakan komunikasi antara pimpinan dan staf, memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompok dan memperbaiki sikap, pengetahuan maupun ketrampilan staf.  
Pengarahan (directing atau commanding) yang dilakukan dengan memberikan petunjuk-petunjuk yang benar, jelas dan tegas. Segala saran-saran atau instruksi kepada staf dalam pelaksanaan tugas harus diberikan dengan jelas agar terlaksana dengan baik terarah kepada tujuan yang telah ditetapkan.           

2.7 Teknik-Teknik Penggerakan yang Efektif      

          Menurut Azwar (1996) teknik-teknik penggerrakan yang efektif antara lain: 

Ø  Memberikan penjelasan kepada setiap orang yang ada dalam organisasi, mengenai tujuan yang harus dicapai.

Ø   Setiap orang harus menyadari, memahami serta menerima dengan baik tujuan tersebut.         

Ø  Pimpinan menjelaskan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang ditempuh oleh organisasi dalam usaha pencapaian tujuan.

Ø  Setiap orang harus mengerti struktur organisasi.

Ø  Setiap orang harus menjalankan peranan apa yang diharapkan oleh pimpinan organisasi dengan baik.

Ø  Menekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang diperlukan. 

Ø  Memperlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian.

Ø  Memberikan penghargaan serta pujian kepada pegawai yang cakap dan teguran serta bimbingan kepada orang-orang yang kurang mempu bekerja.        

Ø  Meyakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalam organisasi tujuan pribadi orang-orang tersebut akan tercapai semaksimal mungkin.

2.8 Fungsi actuating di Rumah Sakit         

RS adalah sebuah organisasi yang sangat kompleks. Manajemennya hampir sama dengan manajemen sebuah hotel. Yang membedakan hanya pengunjungnya. Pengunjung RS adalah orang yang sedang sakit dan keluarganya. Mereka pada umumnya mempunyai beban sosial-psikologi akibat penyakit yang diderita oleh salah seorang dari anggota keluarganya.

Kompleksitas fungsi actuating di sebuah RS dipengaruhi oleh dua aspek yaitu:

• Sifat pelayanan kesehatan yang ientasi kepada konsumen penerima jasa pelayanan (customer service). Hasil perawatan pasien sebagai customer RS ada tiga kemungkinan yaitu sembug sempurna, cacat (squalae), atau mati. Apapun kemungkinan hasilnya, kualitas pelayananharus diarahkan untuk kepuasan pasien (customer satisfaction) dan keluarganya.
• Pelaksanaan fungsi actuating cukup kompleks karena tenaga yang bekerja di RS terdiri dari berbagai jenis profesi.

Kompleksitas ketenagaan dan jenis profesi yang dimiliki oleh RS, menuntut dikembangkannya kepemimpinan partisipatif. Model kepemimpinan manajerial seperti ini akan menjadi salah satu faktor yang ikut menentukan mutu pelayanan RS (quality of services) karena pelayanan kesehatan di RS hampir semuanya saling terkait satu sama lain. Atas dasar ini, pelayanan di RS harus mengembangkan sistem jaringan kerja internal (networking) yang solid dan menunjang satu sama lain.

Sehubungan dengan kompleksitas sistem ketenagaan dan misi yang harus diemban oleh RS, penerapan fungsi actuating di RS akan sangat tergantung dari empat faktor. Faktor pertama adalah kepemimpinan direktur RS; kedua adalah koordinasi yang dikembangkan oleh masing-masing Wakil Direktur dengan kepala SMF dan kepala instalasinya; ketiga adalah komitmen dan profesionalisme tenaga medis dan non medis di RS (dokter, perawat, dan tenaga penunjang lainnya), dan keempat adalah pemahaman pengguna jasa pelayanan RS (pasien dan keluarganya) akan jenis pelayanan kesehatan yang tersedia di RS.

Peranan dokter spesialis sangat besar pengaruhnya di dalam penerapan fungsi actuating ini. Sifat otonomi profesi di tiap-tiap SMF harus diiatur agar tidak menjadi penghambat penerapan fungsi actuating di RS. Untuk itu, mereka harus memahami benar visi dan misi RS yang ingin dikembangkan oleh pihak manajemen (direktur) RS. Oleh karena itu, fungsi RS harus dilihat dalam konteks kesatuan kerja dari sebuah tatanan sistem yang terpadu. Pelayanan kesehatan dimasing-masing SMF adalah subsistemnya.

Di pihak lain, intensitas dan frekuensi komunikasi abtara pihak pimpinan RS dan semua staf profesional harus berlangsung dinamis. Kepemimpinan, komunikasi, koordinasi merupakan faktor penting didalam pengembangan fungsi actuating. Ketiganya akan memudahkan penjabaran visi dan misi serta strategi pimpinan RS menembangkan mutu pelayanan kesehatan di masing-masing SMF.Di sisi lain, dibutuhkan juga peningkatan keterampilan manajerial di pihak pimpinan RS sehingga lebih mampu mengintregasikan masing-masing tugas SMF ke dalam satu kesatuan gerak (networking) yang harmonis dan saling menunjang peningkatan mutu pelayanan RS demi kepuasan pelanggannya. Jika pendekatan ini kurang dipahami oleh pihak manajemen RS dan pimpinan SMF, budaya kerja yang berorientasi kepada peningkatan mutu pelayanan RS tidak akan berkembang. Meraka cenderung akan bertindak sendiri, arogansi profesi dan dukungan sarana dan prasarana (input) pelayanan RS (teknologi dan peralatan kedokteran, logistik, keuangan, dan sebagainya) kurang mendapat perhatian. Untuk itu pengembangan budaya kerja staf di SMF harus diarahkan untuk mendukung tercapainya visi dan misi RS. Meraka harus menyadari akan peranannya sebagai staf RS yang diberikan tugas istimewa memberikan asuhan pelayanan medik dan kesehatan kepada masyarakat (customer) yang menggunakan jasa pelayanan RS. 

2.8 Fungsi actuating di PUSKESMAS

Agar perawatan kesehatan masyarakat dapat berjalan secara berhasil guna dan berdaya guna, maka dilakukan lokakarya mini puskesmas pada tingkat puskesmas atau di masyarakat yang mencakup :

1. Menetapkan pembagian wilayah binaan
2. Menetapkan penanggung jawab dan pelaksana kegiatan
3. Menetapkan uraian tugas koordinator dan pelaksana puskesmas
4. Koordinasi lintas program dan lintas sektoral dari instansi terkait
5. Peningkatan pengetahuan dan keterampilan petugas puskesmas
6. Menggerakkan partisipasi masyarakat/peran serta masyarakat dan pembinaan kader, daa wisma, dukun bayi,dll
7. Menyediakan kesempatan konsultasi kepada koordinator, penanggung jawab daerah binaan atau pelaksana puskesmas
8. Pimpinan puskesmas melaksanakan bimbingan teknis kegiatan puskesmas kepada koordinator dan penanggung jawab daerah binaan termasuk pelaksanaan puskesmas. Penerapan proses keperawatan dapat meminta bantuan tim penilaian atau kepada institusi pendidikan
9. Pengembangan kegiatan - kegiatan inovatif sesuai kemampuan daerah/masyarakat.